New Normal – New Rules? Feindbild E-Mail.

Spätestens seit sich Meg Ryan und Tom Hanks Ende der 1990er über ”You’ve Got Mail” auf den Kinoleinwänden verliebten, steht das E-Mail synonym für den technischen Fortschritt durch das Internet. Im “New Normal” wird der Umgang damit neu gedacht.

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Von Kirsten Pöltl, Sarah Perlick, Mathias Kowalik und Sebastian Neis

Wie hängen E-Mails und die “Neue Normalität” eigentlich zusammen? Wir Strategen beschäftigen uns tagtäglich mit den Veränderungen und Auswirkungen, die das “new normal” auf die Konsumenten hat. Die Zeiten ändern sich und die Technologien der letzten Jahre, vorrangig Internet und Smart Devices (insbesondere das Smartphone) verändern unser aller  Kommunikationsverhalten. Damit sind Strategen mit Blick auf den Konsumenten vertraut, doch was passiert eigentlich bei uns hier in den Büros? Und wie geht es all den anderen Büroangestellten da draussen? Wir haben unser Kommunikationsmedium Nummer 1, das E-Mail, im Kontext des “New Normal” genauer unter die Lupe genommen.

Knowledge-Pollution

23% seines Arbeitstages verbringt der durchschnittliche Angestellte mit E-Mails – und versendet und empfängt dabei 112 E-Mails pro Tag. Das macht 560 E-Mails pro Woche, 2.240 E-Mails pro Monat, 26.880 E-Mails pro Jahr. Über ein Büroleben hinweg kommt da einiges zusammen. Für David Burkes (Harvard Business Review, Juni 2016) sind E-Mails im Zusammenhang mit dieser Statistik vor allem eines: “Knowlegde Pollution”. Zum selben Schluss kam auch Thierry Breton, CEO des französischen Technologiekonzerns Atos Origin. Breton bemerkte, dass seine Angestellten von ihrer täglichen E-Mail Flut abgelenkt wurden und griff zu Gegenmaßnahmen. Erst stoppte er im Selbstversuch 2006 interne E-Mails zwischen ihm und seinen Angestellten und befand, dass er dadurch produktiver wurde. Fünf Jahre später, 2011, verkündete Breton, E-Mails aus dem internationalen Konzern zu verbannen. Im öffentlichen Statement verkündete er: “We are producing data on a massive scale that is fast polluting our working environments and also encroaching into our personal lives. We are taking action now to reverse this trend, just as organizations took measures to reduce environmental pollution after the industrial revolution.” E-Mails wurden nicht gleich völlig verbannt, doch die interne Kommunikation auf ein soziales Netzwerk verlegt. Angestellte können so besser wählen, wann sie Diskussionen beitreten möchten. Atos hat die E-Mails bisher um 60 Prozent reduziert. Gleichzeitig stieg in dieser Zeit die Umsatzrendite von 6,5 auf 7,5 Prozent und die administrativen Kosten verringerten sich von 13 auf 10 Prozent. Klar – diese Zahlen sind nicht alleinig auf die Reduktion der E-Mails zurückzuführen. Doch tragen sie laut Breton einen nicht unbeträchtlichen Anteil dazu bei. Weitere Studien weisen ebenso auf die positiven Auswirkungen eines E-Mails Blocks auf individuelle Produktivität und Stressreduktion hin. Weniger E-Mails führen zu direkter Kommunikation (face-to-face und Telefon) und reduzieren Missverständnisse – dank der Kommunikation auf mehreren Ebenen, nicht rein schriftlich. Gleichzeitig widmet man sich konzentriert einer Sache und klickt nicht so häufig zwischen E-Mail- und Arbeitsprogramm hin-und her – die Produktivität wächst.

Mail on Holiday

Apropos Stressreduktion: was tut sich in der Arbeitswelt zu E-Mails und Urlaub? Hier sorgte Daimler im August 2014 für Aufsehen, als der Konzern verkündete, 100.000 deutsche Angestellte könnten sich im Urlaub eine E-Mail Pause gönnen und diese automatisch löschen lassen. Der E-Mail Absender wird mit der klassischen Urlaubsnotiz von der Abwesenheit des Adressaten informiert und an eine gebriefte Vertretung verwiesen. Adé überfüllte Posteingänge und Post-Urlaubsstress! Wilfried Porth von der HR Abteilung dazu: “With ‘Mail on Holiday’ they start back after the holidays with a clean desk. There is no traffic jam in their inbox. That is an emotional relief.”

The Right to Disconnect

Auch Frankreich sorgte 2014 und 2016 mit einem Gesetz, das E-Mail-Verkehr nach 18 Uhr verbot, in den Medien für Furore. Genüsslich machte man sich über die Bonvivants, denen Freizeit über alles geht, her. Ganz so streng geregelt war es dann doch nicht, die Maßnahmen zeugten aber nichtsdestotrotz vom fortschrittlichen Denken der Grande Nation (Frankreich nahm schon die Vorreiterrolle im “Right to Forget” ein). 2014 vereinbarten die französischen Arbeitgeberverbände zum gesundheitlichen Schutz und Wohlbefinden der Arbeitnehmer das Recht, 11 Stunden pro Tag keine Arbeits-E-Mails zu lesen. Auch das 2016 vorgeschlagene Gesetz spricht nicht spezifisch von der Verbannung von E-Mails, sondern spricht breiter von digitaler Kommunikation außerhalb des Büros: “The Right to Disconnect”. Wenn das Gesetz erlassen wird, können künftig Arbeitgeber und -nehmer verhandeln, wie sie digitale Kommunikation außerhalb des Büros limitieren möchten.

Unsere Recherche hat gezeigt, dass E-Mail Blocken schon länger Trend sind: auch Volkswagen und die Deutsche Telekom versuchten in der Vergangenheit die Flut einzudämmen, EU-Arbeitsministerien (inklusive Deutschland) diskutieren E-Mail Blocks nach Dienstschluss und im Silikon Valley werden bereits “Digitale Detox Bootcamps” angeboten. Die andere Seite der Medaille: Mobile Technologie ermöglicht ein hohes Maß an Flexibilität und  Freiheit. Und Arbeit hängt nicht länger zwingend am Bürostuhl, sondern kann von überall erledigt werden. Wir müssen bloß damit umzugehen wissen. Es liegt an uns allen, die ideale Arbeitsweise in der neuen Normalität zu gestalten. Es wird spannend!

3x neu gedacht – Links zum Nachlesen

  1. Should Employers Ban Email After Work Hours?
    Hames Harter, Harvard Business Review August, 2014
    https://hbr.org/2014/08/should-employers-ban-email-after-work-hours
  2. Some Companies Are Banning Email and Getting More Done
    David Burkus,  Harvard Business Review June, 2016
    https://hbr.org/2016/06/some-companies-are-banning-email-and-getting-more-done
  3. The French Counterstrike Against Work Email
    Lauren Collins,  The New Yorker May, 2016
    http://www.newyorker.com/culture/cultural-comment/the-french-counterstrike-against-work-e-mail

QUELLEN:
http://www.bbc.com/news/magazine-36249647
http://www.ft.com/cms/s/0/abe36902-22d9-11e4-8dae-00144feabdc0.html#axzz4F8wLKigU

 

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